Menghargai yang terlambat ? No way

Dua bulan ini saya menghadiri banyak acara bagus-bagus yang di selenggarakan oleh beberapa perusahaan besar. Senang rasanya karena banyak yang saya pelajari dalam berbagai acara tersebut. Dari berbagai acara yang saya hadiri, ada yang di kelola dengan baik tetapi secara rata-rata saya kecewa dalam satu point penting, yaitu mengenai jadwal di mulainya acara.

Saya memang orang yang memiliki kejelekan "terlalu tepat waktu" sehingga saya selalu merasa terganggu dengan waktu yang tidak jelas dan tidak sesuai jadwalnya. Buat saya awal yang baik adalah kunci kesuksesan dan untuk sebuah acara, dan awal yang baik adalah mulainya acara tepat waktu. Tentunya selain keramahan panitia, menariknya acara itu sendiri, terpenuhinya kepentingan saya di acara tersebut, dll.

dokumen pribadi

Mengamati beberapa acara dalam dua bulan ini dan mengingat banyaknya acara yang saya hadiri di sepanjang kehidupan saya, jujur saya merasa ada yang salah dengan urusan waktu ini. Untuk kesekian kali, saya merasa ada yang tidak benar dalam penyelenggaraan suatu acara. Dan mirisnya, bahkan dilakukan oleh perusahaan-perusahaan besar dan ternama. 

Alasannya mungkin klasik dan merasa itu sudah biasa diterima oleh sebagian besar masyarakat di Indonesia. Rata-rata (tidak semua) penyelenggara acara di Indonesia, mencantumkan waktu acara di undangan, satu jam di muka dari waktu sebenarnya atau menunda mulainya acara on the spot. Mengapa ? Karena peserta atau bahkan pembicara terlambat datang sesuai kebiasaan "jam karet" yang sudah mendarah daging. Dan itu hampir berlaku di semua acara, baik pertemuan keluarga, reunian, pertemuan ortu di sekolah, acara seminar/training, launching produk baru atau apapun itu. Katanya antisipasi yang terlambat. Ya atau ya ???

Kehadiran tepat waktu adalah hal baik yang perlu terus di perjuangkan. Saya pikir semua dapat dimulai dari diri sendiri. Apakah kita adalah orang yang sering datang terlambat ? Apakah kita adalah penyelenggara acara yang "mengijinkan" terlambatnya peserta ?

Apa sebenarnya kesulitan penyelenggara ? Saya berusaha proporsional melihatnya. Biasanya, kalau acara dimulai tepat waktu, penyelenggara takut venue terlihat kosong karena banyak yang terlambat sesuai kebiasaan jam karet dan kemungkinan "pembicara atau tamu VVIP" belum hadir. Acara harus sukses, terlihat ramai sejak pembukaan sehingga akhirnya menyebabkan penyelenggara "menunda" di mulainya acara.

Yang ingin saya tanyakan, adilkah untuk peserta yang hadir sesuai waktu yang di tuliskan dalam undangan ? Apakah orang yang terlambat, dengan alasan macetlah, hujanlah, biasanya juga molor mulainyalah, lebih penting dari orang yang hadir tepat waktu ? Apakah artinya, kehadiran tepat waktu adalah kesalahan orang yang menghargai waktu sehingga di hukum dengan menunggu yang terlambat ? Sebenarnya siapa yang perlu diberikan pendidikan tepat waktu ?

Mengapa kita bisa datang tepat waktu jika akan pergi keluar kota dengan kereta api ? Mengapa kita rela check in 2 jam di muka jika bepergian dengan pesawat udara ke luar negeri ? Karena kepentingan kita ya ? Jadi kepentingan siapa sebuah acara di mulai tepat waktu ?

dokumen pribadi

Sebagai orang yang dahulu bekerja sebagai penyelenggara berbagai acara di perusahaan dan sekarang kadang-kadang saya juga mengkordinir acara untuk sebuah komunitas, sedih rasanya. Selama ini acara yang saya koordinir, pembicara dan seluruh pesertanya datang tepat waktu dan berjalan baik. Apakah karena pembicara dan para peserta semuanya orang-orang yang biasa tepat waktu ? TIDAK !!! Saya tahu persis beberapa adalah orang-orang yang "telatan".

Kenapa bisa dilakukan ? Menurut saya, karena ada niatan dan usaha untuk melakukannya. Apakah sulit dilakukan ? TIDAK!!! 

Kalau begitu apa yang saya lakukan ?

1. Luangkan waktu lebih banyak untuk memiliki semua kontak pembicara dan peserta.
2. Tekankan alasan mengapa acara ini penting dan berguna buat seluruh pembicara dan peserta
3. Undangan di berikan dengan tambahan kalimat yang sopan tentang ketepatan waktu mulai acara
4. Berikan peta lokasi yang jelas agar tidak terjadi alasan tersesat 
5. Minta secara sopan dan baik agar pembicara dan peserta memberi kabar dan alasan jika terpaksa harus datang terlambat 
6. Ingatkan mengenai undangan dan ketepatan waktu 1 hari sebelum acara berlangsung
7. Ingatkan 2 jam sebelum acara di mulai bahwa acara akan dimulai tepat waktu

Apakah ini akan menjamin acara tidak terlambat di mulai ? Saya tidak tahu... Tetapi apakah anda perlu mempertanyakannya ? Mengapa tidak anda coba lakukan ?

Selamat mencoba...